Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm ngày càng đòi hỏi cao về hạn sử dụng sản phẩm, việc áp dụng phương pháp FEFO đang trở thành giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp. Khác với FIFO truyền thống, FEFO ưu tiên xuất kho những sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro hàng hỏng, tồn kho lâu ngày và đáp ứng nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn.
Mục lục
1. FEFO là gì?
FEFO (viết tắt của “First Expired First Out” hay “Hết hạn trước Xuất trước”) là một phương pháp quan trọng giúp doanh nghiệp sắp xếp và xuất kho các sản phẩm theo thứ tự ngày hết hạn. Đây là cách làm hiệu quả để đảm bảo các mặt hàng dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn được sử dụng trước, từ đó giảm thiểu rủi ro bán phải sản phẩm hết hạn và duy trì chất lượng dịch vụ.
FEFO là sự phát triển chuyên biệt hơn của phương pháp FIFO truyền thống, bởi thay vì ưu tiên hàng nhập trước, nó ưu tiên hàng sắp hết hạn. Phương pháp FEFO phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh hoặc sản xuất các mặt hàng có hạn sử dụng như:
- Ngành thực phẩm và đồ uống
- Ngành dược phẩm
- Mỹ phẩm, hàng chăm sóc cá nhân
- Hóa chất công nghiệp
2. Ứng dụng của phương pháp FEFO
2.1 Ngành thực phẩm và đồ uống (F&B)
Phương pháp FEFO đảm bảo rằng các sản phẩm như sữa, thực phẩm tươi sống, đồ uống đóng chai và hàng đông lạnh được xuất kho theo đúng hạn sử dụng, hạn chế tối đa hàng hết date. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định an toàn thực phẩm, mà còn giảm thiểu lãng phí, đặc biệt trong mùa cao điểm tiêu thụ.
2.2 Ngành dược phẩm và y tế
Trong lĩnh vực này, FEFO gần như là bắt buộc để quản lý thuốc, vaccine, thiết bị y tế tiêu hao. Việc xuất hàng theo hạn dùng giúp đảm bảo hiệu lực điều trị, tránh sai sót y tế và tăng tính minh bạch trong công tác lưu kho – phân phối.
2.3 Ngành hóa chất
Các sản phẩm như sơn, dung môi, chất tẩy rửa, keo dán, nguyên liệu phụ gia có thể bị biến tính hoặc trở nên nguy hiểm nếu để quá hạn. FEFO giúp kiểm soát nghiêm ngặt hạn sử dụng, đảm bảo an toàn cho người dùng và quy trình sản xuất.
2.4 Ngành mỹ phẩm và chăm sóc cá nhân
FEFO hỗ trợ doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm, sản phẩm skincare, makeup theo thứ tự hạn dùng, từ đó đảm bảo chất lượng, độ an toàn và uy tín thương hiệu trên thị trường. Điều này đặc biệt quan trọng với các sản phẩm có thời hạn dưới 24 tháng.
2.5 Ngành thời trang và điện tử tiêu dùng
Dù không bị “hết hạn” theo nghĩa truyền thống, các ngành này cũng có thể ứng dụng FEFO theo “vòng đời sản phẩm”. Các mặt hàng chạy theo mùa, theo trend hoặc công nghệ như điện thoại, thời trang nhanh, phụ kiện nên được xuất sớm theo ngày phát hành hoặc độ “hot”, tránh tồn kho lỗi thời.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý kho như WMSX của VTI Solutions, cho phép gắn mã hạn sử dụng, cảnh báo date và tự động ưu tiên xuất hàng theo FEFO. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sai sót thủ công, nâng cao hiệu quả và dễ dàng mở rộng quy mô.
FEFO không chỉ phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng rõ ràng mà còn có thể linh hoạt áp dụng trong nhiều ngành nghề. Khi kết hợp với phần mềm quản lý kho hiện đại, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc tối ưu tồn kho, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng phục vụ.
3. Lợi ích của FEFO trong quản lý hàng tồn kho
Việc áp dụng FEFO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, dược phẩm và mỹ phẩm.
3.1 Giảm thiểu lãng phí và chi phí tồn kho
FEFO giúp hạn chế tối đa tình trạng sản phẩm hết hạn sử dụng tồn đọng trong kho, từ đó giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí phát sinh do xử lý hàng hết hạn, tiêu hủy hay mất giá hàng hóa. Đây là lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính và tránh thiệt hại không cần thiết.
3.2 Đảm bảo chất lượng sản phẩm và nâng cao uy tín thương hiệu
Bằng cách xuất kho những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất trước, FEFO bảo đảm khách hàng luôn nhận được sản phẩm tươi mới, chất lượng tốt. Điều này góp phần tăng sự hài lòng, củng cố niềm tin và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
3.3 Tối ưu hóa hiệu quả vận hành kho hàng
Phương pháp FEFO giúp tổ chức kho một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi trong việc luân chuyển hàng hóa, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí vận hành. Đồng thời, giảm thiểu sai sót và thất thoát do hàng hóa bị bỏ quên hoặc không được kiểm soát tốt.
3.4 Duy trì vòng quay hàng tồn kho lành mạnh
FEFO duy trì tốc độ luân chuyển hàng hóa ổn định, giảm nguy cơ tồn kho lâu ngày và giúp doanh nghiệp luôn có nguồn hàng mới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Phương pháp này giúp giảm rủi ro hết hàng do kiểm soát tốt sản phẩm theo ngày hết hạn.
3.5 Tuân thủ các quy định về an toàn và chất lượng ngành hàng
Đặc biệt trong thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, FEFO giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hạn sử dụng và kiểm soát chất lượng sản phẩm, tránh các trách nhiệm pháp lý và tổn thất về danh tiếng.
3.6 Quản lý thu hồi sản phẩm hiệu quả
Khi có yêu cầu thu hồi sản phẩm, FEFO giúp xác định nhanh các lô hàng bị ảnh hưởng dựa trên ngày hết hạn, từ đó kịp thời loại bỏ hàng hóa rủi ro, đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
3.7 Hỗ trợ khai thác chương trình khuyến mãi và xử lý hàng tồn
FEFO tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sản phẩm gần hết hạn và phối hợp thực hiện các chương trình khuyến mãi, tặng kèm hoặc quyên góp nhằm giảm tồn kho nhanh chóng, hạn chế tổn thất.
FEFO không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành kho hàng, góp phần xây dựng uy tín thương hiệu bền vững trên thị trường.
4. Ưu điểm & nhược điểm của FEFO
4.1 Ưu điểm của FEFO
- Bảo đảm chất lượng sản phẩm: FEFO ưu tiên xuất những mặt hàng sắp hết hạn trước, giúp tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, qua đó giữ cho sản phẩm luôn ở trạng thái tốt nhất khi đến tay người tiêu dùng.
- Giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí: Nhờ kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng, FEFO giúp hạn chế tối đa việc hàng hóa bị quá hạn phải tiêu hủy, từ đó giảm bớt chi phí phát sinh không cần thiết.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện và xử lý các mặt hàng gần hết hạn, tránh tồn kho lâu ngày gây hỏng hóc.
- Tuân thủ quy định pháp luật: FEFO giúp doanh nghiệp đảm bảo việc kiểm soát hạn sử dụng và an toàn sản phẩm, đáp ứng các yêu cầu quản lý của các ngành đặc thù như thực phẩm, dược phẩm.
- Tăng cường uy tín thương hiệu: Sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn về hạn sử dụng sẽ tạo dựng lòng tin cho khách hàng và nâng cao giá trị thương hiệu doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tối ưu chi phí và dòng tiền: Việc xuất hàng theo đúng thứ tự giúp giảm chi phí lưu kho cũng như tăng hiệu quả thu hồi vốn.
4.2 Nhược điểm của FEFO
- Yêu cầu quản lý tỉ mỉ: Phương pháp này đòi hỏi phải theo dõi chính xác ngày hết hạn của từng sản phẩm, khiến công tác quản lý trở nên phức tạp hơn và cần đầu tư nhiều công nghệ cũng như nguồn lực.
- Chi phí triển khai khá lớn: Để vận hành FEFO hiệu quả, các doanh nghiệp thường cần đầu tư hệ thống quản lý hiện đại và đào tạo nhân viên, điều này có thể phát sinh thêm chi phí ban đầu đáng kể.
- Phụ thuộc vào tính lưu chuyển nhanh của hàng hóa: Nếu hàng hóa bán chậm, việc áp dụng FEFO có thể dẫn đến khó khăn trong việc duy trì sự mới mẻ của sản phẩm trên kệ hàng.
- Khó áp dụng với kho đa dạng sản phẩm: Với những kho hàng có nhiều loại và lô sản phẩm khác nhau, việc kiểm soát và sắp xếp theo ngày hết hạn có thể khá phức tạp.
4.3 So sánh FEFO, FIFO và LIFO trong quản lý hàng tồn kho
Trong quá trình quản lý kho, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp xuất hàng khác nhau như FEFO, FIFO hoặc LIFO. Mỗi phương pháp có nguyên tắc vận hành và ưu – nhược điểm riêng, tùy theo tính chất hàng hóa và mục tiêu quản lý kho. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa ba phương pháp này:
| Tiêu chí | FEFO (First Expired – First Out) | FIFO (First In – First Out) | LIFO (Last In – First Out) |
| Nguyên tắc xuất hàng | Xuất trước sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất | Xuất trước sản phẩm nhập kho đầu tiên | Xuất trước sản phẩm nhập kho gần nhất |
| Mục tiêu chính | Giảm rủi ro hết hạn, duy trì chất lượng | Luân chuyển tồn kho đều, tránh tồn lâu | Tối ưu chi phí kế toán trong môi trường giá biến động |
| Ưu điểm | Tránh hao hụt hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm | Dễ vận hành, phù hợp thủ công | Có lợi khi giá hàng hóa tăng, chi phí thấp trên sổ sách |
| Nhược điểm | Cần phần mềm quản lý, vận hành phức tạp | Không xét đến hạn sử dụng sản phẩm | Dễ dẫn đến tồn kho hàng cũ, chất lượng giảm |
| Loại hàng hóa phù hợp | Hàng có hạn sử dụng: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm | Hàng không có hạn hoặc ít ảnh hưởng bởi hạn dùng | Hàng hóa phổ thông, không yêu cầu chất lượng cao theo thời gian |
| Cách kiểm soát | Gắn/quét mã hạn dùng, cần phần mềm hỗ trợ | Theo ngày nhập hoặc vị trí lưu trữ | Theo lô nhập kho gần nhất, dễ áp dụng trong ghi sổ kế toán |
| Tính linh hoạt vận hành | Yêu cầu hệ thống tự động, công nghệ cao | Có thể thủ công hoặc bán tự động | Tối giản, dễ thực hiện trong hệ thống kế toán |
| Nguy cơ tồn kho lỗi thời | Thấp – nếu áp dụng đúng | Trung bình – nếu hàng có hạn dùng ngắn | Cao – có thể tồn kho hàng cũ chưa xuất đi được |
| Tác động chi phí | Giảm hao hụt, tránh lãng phí hàng hóa | Hiệu quả trong quay vòng tồn kho | Có thể tăng chi phí thực tế do tồn đọng hàng lỗi thời |
| Phù hợp với ngành | Thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm | Vật tư sản xuất, linh kiện, nguyên vật liệu công nghiệp | Môi trường kế toán tài chính, doanh nghiệp cần tối ưu thuế |
FEFO là lựa chọn phù hợp với những doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng sản phẩm để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo chất lượng. Ngược lại, FIFO và LIFO phù hợp với các loại sản phẩm hoặc ngành hàng không có yêu cầu nghiêm ngặt về hạn sử dụng và có cách xử lý tồn kho khác nhau.
5. Cách triển khai và vận hành phương pháp FEFO hiệu quả
Để áp dụng phương pháp FEFO (First Expired, First Out) hiệu quả trong quản lý kho và chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các bước sau:
5.1 Phân loại và theo dõi hạn sử dụng
- Sử dụng công nghệ hiện đại như mã vạch (barcode), RFID hoặc phần mềm quản lý kho để theo dõi chi tiết từng lô hàng.
- Ghi chép và cập nhật chính xác ngày hết hạn của từng sản phẩm vào hệ thống nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát và dễ dàng truy xuất khi cần.
5.2 Sắp xếp kho hàng hợp lý
- Đặt các sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất tại vị trí thuận tiện, dễ tiếp cận để ưu tiên xuất kho trước, tránh tồn dư hàng hết hạn.
- Sử dụng kệ pallet và bố trí lối đi khoa học, giúp xe nâng và nhân viên vận hành dễ dàng di chuyển, tải – dỡ hàng hóa nhanh chóng theo nguyên tắc FEFO.
5.3 Xử lý hàng hóa gần hết hạn
- Áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc quyên góp sản phẩm gần hết hạn để hạn chế tối đa lãng phí và tổn thất.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ để cập nhật tình trạng hàng hóa, phát hiện sớm sản phẩm gần hết hạn nhằm xử lý kịp thời theo quy trình FEFO.
5.4 Áp dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho
- Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng chuyên nghiệp giúp tự động hóa việc theo dõi hạn sử dụng, gợi ý xuất hàng theo FEFO một cách chính xác và hiệu quả.
- Tích hợp các giải pháp tự động hóa như xe điều khiển tự động (AGV), máy quét mã vạch để tăng tốc độ vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hàng hóa.
WMSX – Giải pháp quản lý kho thông minh nền tảng quản lý kho hiện đại do VTI Solutions phát triển cho phép doanh nghiệp theo dõi sát sao hạn sử dụng sản phẩm, đồng thời tối ưu hóa luồng xuất hàng nhờ cơ chế phân loại thông minh theo hạn dùng. Hệ thống hỗ trợ nhận diện lô hàng sắp hết hạn và sắp xếp thứ tự xuất kho một cách tự động, giúp giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
Không dừng lại ở việc hỗ trợ phương pháp FEFO, WMSX còn giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất vận hành ổn định, giảm thất thoát và dễ dàng mở rộng kho vận mà không tốn thêm nhiều nguồn lực. Đây là giải pháp lý tưởng dành cho những đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm và quản lý tồn kho một cách chủ động.
Hãy liên hệ ngay để khám phá và áp dụng công nghệ quản lý kho tiên tiến nhất dành cho doanh nghiệp của bạn!
Việc triển khai đồng bộ các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp vận hành FEFO hiệu quả, giảm thiểu chi phí tồn kho, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng từ khách hàng.
6. Kết luận
Phương pháp FEFO (First Expired First Out) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đặc biệt phù hợp với những sản phẩm có hạn sử dụng rõ ràng, như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và hóa chất. Việc ưu tiên xuất kho những sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro hàng hóa bị hư hỏng, tồn kho lâu ngày, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và bảo vệ uy tín thương hiệu.
FEFO không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả vận hành kho bằng cách tổ chức luân chuyển sản phẩm khoa học, giảm chi phí và lãng phí, mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định an toàn và pháp lý trong quản lý hàng hóa có hạn sử dụng.
Đồng thời, FEFO duy trì vòng quay hàng tồn kho lành mạnh, hỗ trợ kiểm soát thu hồi sản phẩm và khai thác các chương trình xử lý hàng tồn hiệu quả. Mặc dù đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và có thể tốn kém hơn về công nghệ và nhân sự, FEFO vẫn là phương pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp muốn quản lý kho hàng một cách bền vững và chuyên nghiệp trong bối cảnh thị trường hiện nay.
Trích nguồn: https://vti-solutions.vn/fefo-la-gi-quan-ly-hang-ton-kho-theo-han-su-dung/